Die Software für Personal­berater

Stellen Sie sich einen zusätzlichen Mitarbeiter vor, der Ihre OktoCareer Datenbank kennt und Aufgaben erledigt, die Sie ihm in normaler Sprache beschreiben und gleichzeitig andere Datenquellen und gewählte Ordner Ihrer Festplatte nutzen kann. Genau das leistet ein KI-Agent, der an OktoCareer angedockt ist.

Technisch geschieht das über MCP, eine Standardschnittstelle:

• In OktoCareer ändert sich nichts. Ihre Daten bleiben, wo sie sind, und Sie arbeiten weiter wie gewohnt.
• Ihr Agent bekommt einen eigenen Zugang mit eigenen Rechten. Er sieht nur, was Sie ihm erlauben.
• Sie sprechen mit Ihrem Agenten in der Nutzeroberfläche des Agenten. Der Agent spricht mit OktoCareer. Ein Beispiel: „Fasse mir zu Auftrag 4711 die eingegangenen Bewerbungen zusammen und sag mir, welche Angaben zum Anforderungsprofil noch fehlen.“
• Welche KI Sie einsetzen, entscheiden Sie.

Am meisten dort, wo heute Zeit in Fleißarbeit fließt. Ein paar typische Beispiele:

Auf der Kandidatenseite

• Eingehende Lebensläufe werden ausgelesen, zusammengefasst und in die Akte eingeordnet.
• Zu einem Auftrag entsteht eine Vorschlagsliste samt Begründung, warum ein Profil passt und wo es hakt.
• Absagen, Nachfassmails und Terminvorschläge werden vorbereitet, Sie lesen gegen und schicken ab.
• Lücken in Profilen werden gefunden, etwa fehlende Zeugnisse oder unklare Berufsstationen.
• Aus mehreren Kandidaten entsteht eine Vergleichsübersicht für die Vorstellung beim Kunden.
• Erstellung von individuellen Gesprächsleitfäden für Kandidateninterviews.

Auf der Kundenseite

• Vor dem Kundentermin entsteht eine Zusammenfassung aus Historie, offenen Aufträgen und letzten Aktivitäten.
• Für die Akquise werden Firmenlisten aufbereitet, sortiert und um Rechercheergebnisse ergänzt.
• Aus dem Gespräch mit dem Kunden wird ein sauberes Anforderungsprofil und daraus ein Anzeigentext.
• Neue Firmen, Ansprechpartner und Aufträge werden angelegt und bestehende ergänzt.
• Nach einem Telefonat werden die Gesprächsnotizen an der richtigen Stelle abgelegt.

Wiederkehrende Aufgaben und Termine

• Der Agent arbeitet nach Zeitplan. Er kann zum Beispiel jeden Morgen prüfen, ob zu einer Stelle neue Bewerbungen eingegangen sind, und Ihnen die interessanten davon melden.
• Fristen und Wiedervorlagen werden im Blick behalten, etwa Kandidaten ohne Rückmeldung seit zehn Tagen oder Aufträge ohne Vorschlag seit vier Wochen.
• Termine und Nachfassaktionen werden vorbereitet und zur Bestätigung vorgelegt.
• Wöchentlich entsteht eine kurze Übersicht über den Stand Ihrer laufenden Aufträge.

Unterlagen und Auswertungen

• Kandidatenprofile werden als PDF erzeugt, sauber aufbereitet und bereit zum Weiterleiten an den Kunden.
• Zu einem Auftrag entsteht eine Auswertung darüber, was bisher geschehen ist, wer angesprochen wurde und wie die Rückmeldungen ausfielen.
• Kennzahlen wie Besetzungsdauer, Trefferquote oder Aktivität je Berater werden zusammengestellt und als Bericht ausgegeben.
• Listen von Kandidaten, Ansprechpartnern, Firmen oder Aufträgen werden als CSV-, Excel- oder PDF-Datei bereitgestellt.

Der Nutzen liegt in der Vorbereitung. Der Agent räumt auf, recherchiert, rechnet zusammen und formuliert vor. Bewerten und entscheiden tun Sie.

Sie brauchen drei Dinge: Ihren OktoCareer-Zugang, einen KI-Agenten Ihrer Wahl und die Freischaltung der Schnittstelle durch uns.

1. Sie sprechen uns an und wir schalten die Schnittstelle für Ihr System frei.
2. Sie legen in OktoCareer einen API-Schlüssel für den Agenten an und bestimmen dabei Laufzeit, erlaubte Zugriffsart und wessen Rechte gelten sollen.
3. Sie hinterlegen den Schlüssel in Ihrem KI-Agenten. Das ist ein einmaliger Schritt und in wenigen Minuten erledigt.
4. Sie hinterlegen den Einwilligungstext unter Einstellungen und Datenschutz, damit Ihre Kandidaten entscheiden können.
5. Sie starten mit ein bis zwei Aufgaben, etwa dem Auslesen von Lebensläufen, und erweitern nach den ersten Erfahrungen.

Ein eigener Server ist nicht nötig. Die Kosten für Ihren KI-Anbieter rechnen Sie direkt mit diesem ab, sie sind nicht Teil Ihres OktoCareer-Vertrags.

Sie entscheiden selbst, welchen KI-Agenten Sie anbinden und wo dieser läuft. Damit entscheiden Sie auch, wohin die Daten fließen. Diese Wege gelten in der Praxis als datenschutzfreundlich:

1. KI-Modell im eigenen Haus

Sie betreiben ein Sprachmodell auf einem eigenen Server, im eigenen Rechenzentrum oder in Ihrer eigenen privaten Cloud. Die Daten verlassen Ihre Infrastruktur nicht, ein Auftragsverarbeiter kommt gar nicht erst ins Spiel. Das ist die strengste Variante und für sensible Kandidatendaten die sauberste.

2. Enterprise- oder Business-Tarif eines KI-Anbieters

Geschäftskunden-Tarife der großen Anbieter unterscheiden sich deutlich von den kostenlosen Privatkunden-Angeboten. Achten Sie auf:

• einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO
• die vertragliche Zusage, dass Ihre Eingaben nicht zum Training der Modelle verwendet werden
• Verarbeitung in der EU oder zumindest ein tragfähiges Übermittlungsinstrument für Drittländer
• kurze oder abschaltbare Speicherfristen für Eingaben und Ausgaben

3. Anbindung über die API des Anbieters

Wird der Agent über eine Programmierschnittstelle angebunden, gelten in der Regel die Geschäftsbedingungen für Entwickler. Auch hier gilt: Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen und prüfen, ob das Training mit Ihren Daten ausgeschlossen ist. Diese Einstellung ist bei einigen Anbietern ausdrücklich zu setzen.

4. Nur die Daten übergeben, die gebraucht werden

Der Agent greift über die Schnittstelle gezielt auf einzelne Vorgänge zu, nicht pauschal auf den gesamten Datenbestand. Halten Sie den Zugriff so eng wie möglich und vergeben Sie eigene Zugangsdaten für den Agenten, damit nachvollziehbar bleibt, was er getan hat.

5. Einwilligung der Kandidaten, in OktoCareer eingebaut

OktoCareer hat eine eigene Einwilligung für die Verarbeitung durch KI. Den Text dazu formulieren Sie selbst unter Einstellungen und Datenschutz, er erscheint dem Kandidaten im Privacy-Center zur Auswahl.

Entscheidend ist die Wirkung: Ohne aktive Einwilligung liefert die Schnittstelle einen Kandidaten überhaupt nicht aus. Ihr Agent sieht diesen Datensatz also gar nicht erst. Das ist kein nachträgliches Aussortieren, sondern eine Sperre vor der Abfrage.

6. Der Zugang ist technisch eingegrenzt

Für den Agenten legen Sie in OktoCareer einen eigenen API-Schlüssel an. Dieser lässt sich mit Ablaufdatum und Bindung an eine feste IP-Adresse versehen, unterliegt Nutzungsgrenzen und ist auf Lesen oder Schreiben eingrenzbar. Der Agent sieht außerdem nur das, was der Benutzer sehen darf, in dessen Namen der Schlüssel erstellt wurde. Jeder Aufruf wird protokolliert.

7. Die Entscheidung bleibt beim Menschen

Ein KI-Agent bereitet vor, sortiert und schlägt vor. Die Auswahl- und Einstellungsentscheidung trifft immer der Personalberater. Automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung gegenüber der betroffenen Person sind nach Art. 22 DSGVO nur in engen Ausnahmefällen zulässig.

Hinweis: Diese Übersicht ist eine Orientierungshilfe und ersetzt keine Rechtsberatung. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für den von Ihnen eingesetzten KI-Agenten bleiben Sie. Bitte lassen Sie sich zu Ihrem konkreten Einsatzszenario rechtlich beraten.