Le logiciel pour les consultants en recrutement

Imaginez un collaborateur supplémentaire qui connaît votre base de données OktoCareer et exécute les tâches que vous lui décrivez en langage courant, tout en pouvant exploiter d’autres sources de données et des dossiers sélectionnés de votre disque dur. C’est exactement ce que fait un agent IA connecté à OktoCareer.

Techniquement, cela passe par MCP, une interface standardisée :

• Rien ne change dans OktoCareer. Vos données restent où elles sont et vous continuez à travailler comme d’habitude.
• Votre agent reçoit un accès propre, doté de ses propres droits. Il ne voit que ce que vous l’autorisez à voir.
• Vous dialoguez avec votre agent dans l’interface de l’agent. L’agent, lui, dialogue avec OktoCareer. Un exemple : « Résume-moi les candidatures reçues pour la mission 4711 et dis-moi quelles informations manquent encore dans le profil de poste. »
• C’est vous qui décidez quelle IA vous utilisez.

Surtout là où vous consacrez aujourd’hui du temps à des tâches fastidieuses. Quelques exemples typiques :

Côté candidats

• Les CV entrants sont analysés, résumés et classés dans le dossier.
• Pour une mission, une liste de propositions est générée, avec la justification des raisons pour lesquelles un profil convient et de ses points faibles.
• Les réponses négatives, les e-mails de relance et les propositions de rendez-vous sont préparés ; vous les relisez et les envoyez.
• Les lacunes dans les profils sont repérées, par exemple des certificats manquants ou des étapes professionnelles peu claires.
• À partir de plusieurs candidats, un tableau comparatif est établi pour la présentation au client.
• Création de guides d’entretien personnalisés pour les entretiens avec les candidats.

Côté clients

• Avant un rendez-vous client, un récapitulatif est établi à partir de l’historique, des missions ouvertes et des dernières activités.
• Pour la prospection, des listes d’entreprises sont préparées, triées et enrichies de résultats de recherche.
• À partir de l’échange avec le client, un profil de poste précis est élaboré, puis un texte d’annonce.
• De nouvelles entreprises, de nouveaux interlocuteurs et de nouvelles missions sont créés, et les éléments existants sont complétés.
• Après un appel téléphonique, les notes d’entretien sont classées au bon endroit.

Tâches récurrentes et échéances

• L’agent travaille selon un calendrier. Il peut par exemple vérifier chaque matin si de nouvelles candidatures sont arrivées pour un poste et vous signaler celles qui sont intéressantes.
• Les délais et les relances sont suivis, par exemple les candidats sans réponse depuis dix jours ou les missions sans proposition depuis quatre semaines.
• Les rendez-vous et les actions de relance sont préparés et soumis à votre confirmation.
• Chaque semaine, un bref aperçu de l’état de vos missions en cours est établi.

Documents et analyses

• Les profils de candidats sont générés au format PDF, soigneusement mis en forme et prêts à être transmis au client.
• Pour une mission, une analyse est établie sur ce qui s’est passé jusqu’ici, sur les personnes contactées et sur la teneur des retours.
• Des indicateurs tels que le délai de recrutement, le taux de réussite ou l’activité par consultant sont compilés et présentés sous forme de rapport.
• Des listes de candidats, d’interlocuteurs, d’entreprises ou de missions sont fournies au format CSV, Excel ou PDF.

L’intérêt réside dans la préparation. L’agent met de l’ordre, effectue des recherches, fait les calculs et rédige des propositions. C’est vous qui évaluez et décidez.

Vous avez besoin de trois choses : votre accès OktoCareer, un agent IA de votre choix et l’activation de l’interface par nos soins.

1. Vous nous contactez et nous activons l’interface pour votre système.
2. Vous créez dans OktoCareer une clé API pour l’agent et définissez sa durée de validité, le type d’accès autorisé et les droits qui doivent s’appliquer.
3. Vous enregistrez la clé dans votre agent IA. C’est une opération unique, réalisée en quelques minutes.
4. Vous saisissez le texte de consentement sous Paramètres et protection des données, afin que vos candidats puissent décider.
5. Vous démarrez avec une ou deux tâches, par exemple l’analyse des CV, et élargissez ensuite en fonction de vos premières expériences.

Aucun serveur propre n’est nécessaire. Les coûts de votre fournisseur d’IA sont réglés directement avec celui-ci ; ils ne font pas partie de votre contrat OktoCareer.

Vous décidez vous-même quel agent IA vous connectez et où celui-ci s’exécute. Vous décidez ainsi également vers où circulent les données. Les approches suivantes sont considérées en pratique comme respectueuses de la protection des données :

1. Modèle d’IA hébergé en interne

Vous exploitez un modèle de langage sur votre propre serveur, dans votre propre centre de données ou dans votre propre cloud privé. Les données ne quittent pas votre infrastructure et aucun sous-traitant n’entre en jeu. C’est la variante la plus stricte et, pour des données de candidats sensibles, la plus propre.

2. Formule Enterprise ou Business d’un fournisseur d’IA

Les formules pour entreprises des grands fournisseurs diffèrent nettement des offres gratuites destinées aux particuliers. Soyez attentif aux points suivants :

• un contrat de sous-traitance conforme à l’art. 28 du RGPD
• l’engagement contractuel que vos saisies ne sont pas utilisées pour l’entraînement des modèles
• un traitement dans l’UE ou, à défaut, un instrument de transfert solide pour les pays tiers
• des durées de conservation courtes ou désactivables pour les entrées et les sorties

3. Connexion via l’API du fournisseur

Si l’agent est connecté via une interface de programmation (API), ce sont en règle générale les conditions destinées aux développeurs qui s’appliquent. Là encore : concluez un contrat de sous-traitance et vérifiez que l’entraînement avec vos données est exclu. Chez certains fournisseurs, ce réglage doit être défini explicitement.

4. Ne transmettre que les données nécessaires

Via l’interface, l’agent accède de manière ciblée à des dossiers individuels, et non globalement à l’ensemble des données. Limitez l’accès autant que possible et attribuez des identifiants propres à l’agent, afin de garder une trace de ce qu’il a fait.

5. Le consentement des candidats, intégré dans OktoCareer

OktoCareer dispose d’un consentement dédié au traitement par l’IA. Vous en rédigez vous-même le texte sous Paramètres et protection des données ; il apparaît au candidat dans le Privacy-Center, qui peut alors faire son choix.

C’est l’effet qui compte : sans consentement actif, l’interface ne transmet tout simplement pas un candidat. Votre agent ne voit donc même pas cet enregistrement. Il ne s’agit pas d’un tri a posteriori, mais d’un blocage en amont de la requête.

6. L’accès est techniquement restreint

Pour l’agent, vous créez dans OktoCareer une clé API dédiée. Celle-ci peut être assortie d’une date d’expiration et liée à une adresse IP fixe, être soumise à des limites d’utilisation et restreinte en lecture ou en écriture. L’agent ne voit en outre que ce que l’utilisateur au nom duquel la clé a été créée est autorisé à voir. Chaque appel est journalisé.

7. La décision reste humaine

Un agent IA prépare, trie et propose. La décision de sélection et de recrutement revient toujours au consultant en recrutement. Les décisions automatisées produisant des effets juridiques à l’égard de la personne concernée ne sont admises, en vertu de l’art. 22 du RGPD, que dans des cas exceptionnels et limités.

Remarque : ce récapitulatif constitue une aide à l’orientation et ne remplace pas un conseil juridique. C’est vous qui restez responsable, au sens du RGPD, de l’agent IA que vous utilisez. Veuillez vous faire conseiller juridiquement pour votre scénario d’utilisation concret.