The web-based expert system for recruitment agencies, HR consultants, HR service providers and HR departments.

OktoCareer is the leading web based solution for efficient and effective work flows in HR consulting and recruiting.

With OktoCareer, you find the suited candidates for the vacancies of your clients. OktoCareer helps to support candidates and clients in a perfect way.

With the web based technology you can build your external network and have your team work more efficient and integrated while management keeps control on an aggregated level.


Candidates

Functions Candidate Module

  • Manual creation of candidate files by the consultant
  • Capturing candidate details by an online questionnaire
  • Questionnaire in different languages
  • Candidate import from LinkedIn or XING by mouse click
  • Double entry search and double entry merging
  • CV Parsing
  • Detailed candidate profiles with individually defined parameters
  • Candidate photo
  • Internal PDF candidate profile
  • Direct links to Google Maps, LinkedIn, XING, etc.
  • Display of candidate related activities
  • Follow ups
  • Contact history
  • Sending e-mails
  • Relating incoming e-mails to candidates
  • Variable e-mail templates
  • Indication of assignments, that are related to the candidate
  • Employment history
  • Upload of documents (cv, recommendations, etc.)
  • Variable templates for external PDF candidate profiles
  • Indication of consultant that is in charge
  • Various search options in the candidate database
  • Documents (also PDF) are included in the key word search
  • Creation of candidate lists
  • Creation of short lists
  • CSV export
  • E-Mail newsletter, serial e-mails (limited receiptients)
  • Birthday list

Behalten Sie den Kontakt und Überblick

In der Bewerber-Datenbank werden die Profile erfasst und stehen zur Verfügung um den passenden Kandidaten für Ihren Mandanten zu identifizieren.

Profile werden durch den Berater oder online durch den Kandidaten selber ausgefüllt.

Sämtlicher Kontakt zu dem Bewerber wird gespeichert, so dass der Kandidat kontinuierlich optimal betreut werden kann. Gleichzeitig stehen alle relevanten Informationen für die Stellenbesetzung dann zur Verfügung wenn Sie sie brauchen.

Wenn gewünscht, können Sie über E-Mailings langfristig den Kontakt zu selektierten Kandidatengruppen halten.



Clients

Functions Client Module

  • Client and prospect database with company data and contact persons
  • Indication of related companies in the database
  • Sales relevant information like client potential and acquisition status
  • Direct links to Google Maps, etc.
  • Upload of documents (e.g. assignments, company register information, etc.)
  • Documentation of contacts, activities, histories
  • Assignments
  • Suggested candidates
  • Indication of activities that are related to the client
  • Sending e-mails with the system
  • E-Mail inbox
  • Variable e-mail templates
  • Follow ups
  • E-mail newsletter, serial e-mails (limited receipients)
  • Various search options
  • Geographic search
  • Creation of company lists with contact persons and sorting options
  • Candidate-flash e-mail

Betreuen Sie Ihre Kunden effizienter und besser

Mit OktoCareer finden Sie für Ihren Kunden die Nadel im Heuhaufen. Die Qualität Ihrer Dienstleistung steht und fällt mit der schnellen Identifizierung der geeigneten Kandidaten und mit der Kommunikation zu Ihrem Kunden.

Vorlagen für Kandidatenprofile können Sie frei gestalten und die Informationen aus den Datensätzen übernehmen.

Die Kommunikation mit dem Kunden, Ansprechpartner, Adressen, Aufträge und die vorgeschlagenen Kandidten stehen Ihnen auf einen Blick zur Verfügung.



Assignment

Functions Assignment Module

  • Creation of personnel search assignments
  • Saving detailed candidate requirements
  • Assignment tracking
  • Automated import of the candidate requirements in an online job add with the add generator
  • Publication of job adds in the company corporate design
  • Online application function
  • Connection to external job sites
  • Overview of the candidates that are related to the assignment
  • Upload of assignment related documents

Behalten Sie Überblick über Ihre Aufträge

Neue Aufträge werden in OktoCareer erfasst und dem Kunden zugeordnet. Alle auftragsbezogenen Aktionen werden mit dem Auftrag verknüpft, so dass Sie jederzeit wissen, wie der Status und die Historie des Auftrages aussiehlt.

So sehen Sie in Verbindung mit dem Auftrag welche Telefonate Sie geführt haben, welche Mails Sie geschrieben haben und welche Kandidaten Sie vorgschlagen haben.

Aufträge können Bearbeitern zugeordnet werden, so dass jeder Bearbeiter den Status seiner Aufträge in der Wiedervorlagenliste sieht.



Sales

Functions Sales

  • Classification of companies and contact persons
  • Search of customers and prospects by different criteria
  • Saving of hit lists and search queries
  • Manual editing of hit lists
  • Serial letter function for newsletters and serial e-mails (limited receipients)
  • Assigning consultants to customers
  • Follow ups

Bündeln Sie Ihre Vertriebsaktivitäten

OktoCareer enthält ein integriertes Customer Relation Management Modul für Bestandskunden und Zielkunden.

Die integrierte Mailing Funktion erlaubt die spezifische Erstellung von E-Mails an bestehende Kunden und Zielkunden. Mit der geografischen Selektionsfunktion steht Ihnen ein zusätzliches wertvolles Instrument zur Verfügung.



Matching

Functions Matching Module

  • Name search
  • Key word search
  • Geographic search
  • Structured profile search
  • Search by personal criteria
  • Search by candidate status
  • Consideration of documents (also PDF) in the key word search
  • Generation of search result lists
  • Sorting and grouping of search results
  • Saving of search queries

Besetzen Sie Stellen mit dem richtigen Kandidaten

Mit dem OktoCareer Matching finden Sie die geeignetsten Kandidaten aus Ihrer Bewerberdatenbank.

Hierfür stehen Ihnen von der Freitextsuche bis zur strukturierten Suche ein Vielzahl von Möglichkeiten zur Verfügung.

Kandidaten können in Listen aufgeteilt werden und zur weiteren Bearbeitung markiert werden.

Häufig vorkommende Suchabfragen können als Standardabfragen gespeichert werden.



Statistics

Functions Satistics Module

  • Overview of candidate status distribution in the database
  • Statistics about sales activities (offers, assignments , rejects, etc.)
  • Statistics about candidate activities (applications, conducted interviews, etc.)
  • Statistics assignments
  • Statistics job markets

Behalten Sie den Überblick

Die Reporting Funktionen von OktoCareer geben der Geschäftsführung einen aggregierten Überblick über laufende Aufträge und Aktivitäten.

Auswertungen können grafisch dargestellt werden.



Settings and Administration

Functions Settings and Administration Module

  • Configuration of the questionnaire and profile
  • Industry specific questionnaires
  • Multi language questionnaires
  • User administration
  • Rights administration
  • E-Mail templates
  • Individual tables
  • Multiple e-mail footers
  • Multi language user interface: English, Spanish, French, German, Italian, Dutch

Konfigurieren Sie OktoCareer auf Ihre Prozesse

OktoCareer ist für verschiedene Arbeitsansätze geeignet und kann entsprechend konfiguriert werden.

Der Kandidaten-Fragebogen kann vollkommen indivuduell gestaltet werden und es können auch parallel unterschiedliche Fragebögen, z.B. für verschiedene Branchen, aufgesetzt werden.

Mitarbeiterrechte könnne definiert werden und es kann eingestellt werden von welchen Orten (IP Adressen) der Mitarbeiter Zugriff auf die Applikation hat.