Die Software für
Personal­beratung und Vermittlung

für Personal­vermittler, Personal­berater und Personal­dienstleister

OktoCareer ist die führende webbasierte Bewerbermanagement-Software für Personalberatung.

Frau im Büro am Telefon vor einem Laptop

Die führende Cloud-Lösung für Personal­beratung

Personalberatung leicht gemacht. Mit der Software von OktoCareer finden Sie die richtigen Kandidaten für die offenen Stellen Ihrer Mandanten. Sowohl Kandidaten als auch Mandanten werden optimal betreut.

Aufgrund der webbasierten Cloud Technologie sind Sie nicht nur nach außen optimal vernetzt sondern auch Ihr Team arbeitet effizienter und integrierter. Dabei behält die Geschäftsführung den Überblick auf aggregierter Ebene.

Kandidatenmodul ATS

  • Manuelle Erfassung von Kandidaten
  • Import aus LinkedIn oder XING per Knopfdruck
  • Zuordnung von eingehenden Mails zu Bewerbern
  • Suche in der Kandidaten Datenbank
  • Erfassung von Qualifikationen über Online Fragebogen
  • Dublettensuche und Dublettenzusammenführung
  • Auslesen von Lebensläufen (CV Parsing)
  • Fragebogen in verschiedenen Sprachen
  • Konfigurierbare detaillierte Kandidatenprofile
  • Kandidatenfoto
  • Internes PDF Kandidaten-Profil
  • Direkte Links zu Google Maps, Yasni, etc.
  • Anzeige von mit dem Kandidaten verbundenen Aktionen
  • Wiedervorlagen
  • Kontakthistorie
  • Versand von E-Mails aus dem System
  • Empfang von E-Mails
  • Konfigurierbare E-Mail Vorlagen
  • Anzeige von mit dem Kandidaten verbundenen Aufträgen
  • Berufsstationen
  • Outlook Integration (und sämtliche andere E-Mail Programme)
  • Automatische strukturierte Speicherung eingehender Mails von Kandidaten in deren Akte
  • Upload von Dateien (Lebenslauf, Zeugnisse, etc.)
  • Konfigurierbare Vorlagen für externe PDF Kandidatenprofile
  • Bearbeiterzuweisung
  • Einbeziehung von Dateien (auch PDF) in die Stichwortsuche
  • Anlegen von Kandidatenlisten
  • Erstellung von Short Lists
  • CSV Export
  • E-Mail Newsletter, Serien E-Mails (limitierte Empfängerzahl)
  • Geburtstagsliste

Kandidatenakte

Kandidaten Oberfläche in Personalberater Software
Zufriedener Mann an einem Laptop

Behalten Sie den Kontakt und Überblick

In der Bewerber-Datenbank werden die Profile für die Personalberatung erfasst und stehen zur Verfügung um den passenden Kandidaten für Ihren Mandanten zu identifizieren.

Profile werden durch den Berater oder online durch den Kandidaten selber ausgefüllt.

Sämtlicher Kontakt zu dem Bewerber wird gespeichert, so dass der Kandidat kontinuierlich optimal betreut werden kann. Gleichzeitig stehen alle relevanten Informationen für die Stellenbesetzung dann zur Verfügung wenn Sie sie brauchen.

Wenn gewünscht, können Sie über E-Mailings langfristig den Kontakt zu selektierten Kandidatengruppen halten.

Kundenmodul CRM

  • Darstellung von verbundenen Unternehmen in der Datenbank
  • Vertriebsrelevante Merkmale, wie Potenzial und Akquisitionsstatus
  • Direkte Links zu Google Maps, etc.
  • Hinterlegung von Dokumenten (z.B. Aufträge, Handelsregisterauszug, etc.)
  • Dokumentation von Kontakten, Aktivitäten, Historien
  • Vorgeschlagene Kandidaten
  • Anzeige von Aktionen, die mit der Firma in Zusammenhang stehen
  • Versand von E-Mails aus dem System
  • E-Mail Eingang
  • Konfigurierbare E-Mail Vorlagen
  • Wiedervorlagen
  • E-Mail Newsletter
  • Serien E-Mails
  • Kandidaten-Flash E-Mail
  • Outlook Integration (und sämtliche andere E-Mail Programme)
  • Automatische strukturierte Speicherung eingehender Mails von Kunden in deren Akte
  • Vielfältige Suchmöglichkeiten
  • Geografische Umkreissuche
  • Erstellung von Firmenlisten und Ansprechpartnerlisten

Kunden-Datenbank

Ansicht der Firmenliste in Personalberatung Software
Lächelnde Frau am Telefon

Betreuen Sie Ihre Kunden effizienter und besser

Mit der OktoCareer Software für Personalberatung bringen Sie die passenden Kandidaten mit Arbeitgebern zusammen.

Vorlagen für Kandidatenprofile können Sie frei gestalten und die Informationen aus den Datensätzen übernehmen.

Die Kommunikation mit dem Kunden, Ansprechpartner, Adressen, Aufträge und die vorgeschlagenen Kandidaten stehen Ihnen auf einen Blick zur Verfügung.

Auftragsmodul

  • Anlegen von Personalsuchaufträgen
  • Eingabe detaillierter Anforderungsprofile
  • Auftragsverfolgung
  • Automatisierte Erstellung von Stellenanzeigen im firmeneigenen Design
  • Publikation der Stellenanzeigen auf Knopfdruck
  • Online-Bewerbungsfunktion
  • Übersicht der mit dem Auftrag in Verbindung stehenden Kandidaten
  • Hinterlegung auftragsspezifischer Dokumente

Funktionsübersicht
Auftragsmodul

Aufträge Oberfläche in der Personalberater Software
Mann und Frau in einer Besprechung vor einem Laptop

Behalten Sie Überblick über Ihre Aufträge

Neue Aufträge werden in der Personalberatungssoftware erfasst und dem Kunden zugeordnet. Alle auftragsbezogenen Aktionen werden mit dem Auftrag verknüpft, so dass Sie jederzeit wissen, wie der Status und die Historie des Auftrages aussieht.

So sehen Sie in Verbindung mit dem Auftrag, welche Telefonate Sie geführt haben, welche Mails Sie geschrieben haben und welche Kandidaten Sie vorgschlagen haben.

Aufträge können Bearbeitern zugeordnet werden, so dass jeder Bearbeiter den Status seiner Aufträge in der Wiedervorlagenliste sieht.

Vertrieb

  • Klassifikation von Unternehmen und Ansprechpartnern
  • Suche von Kunden und Interessenten nach verschiedenen Kriterien
  • Speichern der Trefferlisten in Suchvorgängen
  • Serienbrieffunktion für Newsletter und Serien E-Mails
  • Zuweisung von Bearbeitern zu Firmen
  • Wiedervorlagen
  • Outlook Integration (und sämtliche andere E-Mail Programme)
  • Automatische strukturierte Speicherung eingehender Mails von Interessenten in deren Akte
Ansicht der Suchvorgänge in Personalberater Software
Zwei lächelnde Männer in einer Besprechung

Bündeln Sie Ihre Vertriebs­aktivitäten

Die OktoCareer Software enthält ein integriertes Customer Relation Management Modul für Bestandskunden und Zielkunden.

Die integrierte Mailing Funktion erlaubt die spezifische Erstellung von E-Mails an bestehende Kunden und Zielkunden und hilft so mit dem Prozess der Personalberatung. Mit der geografischen Selektionsfunktion steht Ihnen ein zusätzliches wertvolles Instrument zur Verfügung.

Matching

  • Namenssuche
  • Freitextsuche
  • Geografische Suche
  • Strukturierte Profilsuche
  • Suche nach persönlichen Kriterien
  • Suche nach Kandidaten-Status
  • Einbeziehung von Dokumenten (auch PDF) in die Stichwortsuche
  • Generierung von Trefferlisten
  • Sortierung und Gruppierung von Trefferlisten
  • Speicherung von Suchvorgängen

Funktionsübersicht
Matching

Kandidaten Abgleich Oberfläche in der Vermittlungssoftware
Frau auf einem Sofa mit Laptop auf dem Schoß

Besetzen Sie Stellen mit dem richtigen Kandidaten

Mit dem Matching Modul finden Sie die geeignetsten Kandidaten aus Ihrer Bewerberdatenbank für eine erfolgreiche Personalberatung.

Hierfür stehen Ihnen von der Freitextsuche bis zur strukturierten Suche eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Verfügung.

Kandidaten können in Listen aufgeteilt und zur weiteren Bearbeitung markiert werden.

Statistik

  • Statistik über Firmen-Aktionen (Angebote, Aufträge, Absagen, etc.)
  • Statistik Stellenbörsen
Lächelnde Frau mit Blick in die Kamera

Behalten Sie den Überblick

Die Reporting Funktionen der OktoCareer Software geben der Geschäftsführung einen aggregierten Überblick über laufende Aufträge und Aktivitäten in der Personalberatung.

App

  • Suchen Sie gemeinsam mit Ihrem Kunden in der App die Kandidaten aus.
  • Kandidaten-Datenbank mit Kontaktdetails.
  • Haben Sie Ihre wichtigsten Kontakte immer bei sich.
  • Übersicht der Aufträge mit den wichtigsten Eckdaten.
  • Verlieren Sie unterwegs nicht die Übersicht.
  • Firmenkontakte
  • Zugriff auf Ihre Kundendaten von unterwegs.

Die Web App für Personalberater

Mit der OktoCareer App für Personalberatung für iPhone und Android haben Sie Ihre wichtigsten Kontakte immer dabei.

Lachende Frau mit einem Smartphone
Personalberater Web App Beispiele

Video Überblick

DSGVO - Wir lassen Sie nicht alleine

So unterstützt OktoCareer Personalberater und Recruiter bei der Erfüllung der DSGVO


Hinweis: OktoCareer unterstützt Sie in Ihrer täglichen Arbeit als Personalberater und Recruiter bei der Einhaltung der DSGVO und des neuen BDSG. Wir leisten jedoch keine Rechtsberatung und keine Kontrolle der rechtskonformen Nutzung des Systems. Bitte stellen Sie Ihrerseits die rechtskonforme Nutzung sicher und lassen Sie sich diesbezüglich rechtlich beraten.

Faq

Kann ich bestehende Kunden und Kandidaten in das System übernehmen?

Je nach Datenformat können wir die bestehenden Stammdaten importieren.


Wer richtet das System ein?

Die Systemeinrichtung übernehmen wir Hand in Hand gemeinsam mit Ihnen. Teile davon können Sie selber machen und andere Teile machen wir nach Ihren Vorgaben.


Wie lange dauert die Systemeinrichtung?

Mit dem von uns zur Verfügung gestellten Fragebogen und den E-Mail Vorlagen können Sie sofort loslegen. Anpassungen werden nach Ihren Vorgaben umgesetzt. Dies können Sie auch nach den ersten Erfahrungen mit dem System tun.


Wozu dient der Fragebogen?

Der Fragebogen ist ein zentraler Bestandteil des Systems. Er dient der Erfassung der Qualifikationen der Kandidaten. Der Fragebogen wird entsprechend Ihrer Vorgaben im System hinterlegt. Der Fragebogen sollte der Bewerberzielgruppe angepasst sein. Dies betrifft den Inhalt und den Detailgrad der abgefragten Informationen. Bei Bedarf kann der Fragebogen in Abhängigkeit der Antworten verzweigen um dem Bewerber keine unnötigen Fragen zu stellen.


Können Sie auch einen Fragebogen zur Verfügung stellen?

Ja, wir haben einen Fragebogen für mehr als 1.000 berufliche Qualifikationen verschiedener Branchen entwickelt. Gerne stellen wir Ihnen diesen Fragebogen ohne Aufpreis zur Verfügung. Sie können den Fragebogen ergänzen, umstrukturieren oder kürzen, so dass er genau auf Ihre Bewerberzielgruppe passt.


Muss ich die E-Mail Vorlagen selber schreiben?

Wir stellen Ihnen als Basisausstattung mehr als 50 E-Mail Vorlagen zur Verfügung. Diese können Sie beliebig verändern und ergänzen. In jedem Fall können Sie mit den vorhandenen Vorlagen direkt mit der Arbeit loslegen.


Kann ich OktoCareer auch auf meinen eigenen Server laufen lassen?

Nein, OktoCareer ist eine reine Web Anwendung. Sie brauchen keinen eigenen Server, um OktoCareer zu nutzen.

Wie komme ich an einen Export meiner gesamten Daten?

Als Administrator können Sie die Datenbank selber herunterladen.


In welchen Ländern kann ich OktoCareer nutzen?

OktoCareer ist derzeit in Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Chinesisch und Japanisch verfügbar.


Kann ich OktoCareer an den Stellenmarkt auf meiner Website anbinden?

Ja, die Initiativbewerbungen und Bewerbungen auf ausgeschriebene Stellen kommen so direkt in das System.


Kann ich Lebensläufe auslesen?

Ja, mit unserem CV Parser können Lebensläufe strukturiert ausgelesen werden. Die Daten werden in der Kandidatenakte gespeichert. Dies erspart das manuelle Anlegen der Kandidaten-Daten.


Wie ist die Vertragslaufzeit?

6 Monate.


Welche Stellenbörsen können angebunden werden?

Grundsätzlich können fast alle Stellenbörsen an OktoCareer angebunden werden. Für die Anbindung wird je Stellenbörse eine Einrichtungsgebühr berechnet.


Kann ich die Daten aus meinem alten System mitnehmen?

Daten aus alten Systemen lassen sich i.d.R. in OktoCareer importieren. Den Import Ihrer Bestandsdaten führen wir gegen Berechnung des Aufwandes durch.

Kontakt

Große Elbstraße 212
22767 Hamburg
Germany

Telefon: +49 (40) 466 565 750
info[at]oktocareer.com




Wir speichern und verarbeiten Ihre Daten gemäß unserer Datenschutzerklärung.
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