Die Software für Personal­berater

Für Personal­berater, Personal­dienstleister und Personal­abteilungen

OktoCareer ist die führende webbasierte Bewerbermanagement-Software für Personalberatung.

Frau im Büro am Telefon vor einem Laptop

Die führende Cloud-Lösung für Personal­beratung

Die OktoCareer Software unterstützt Personalberater und Personalvermittler bei der der Identifikation und Vermittlung von Kandidaten für offene Stellen ihrer Kunden.

Optimieren Sie Ihre Rekrutierungsstrategien mit präzisen Tools, die auf Effizienz und Erfolg ausgerichtet sind.

Durch den Einsatz unserer modernen, webbasierten Cloud-Technologie profitieren Sie von einer optimalen Vernetzung sowohl intern als auch extern. Ihr Team arbeitet dank nahtloser Integration effizienter zusammen, während Sie durch die zentrale Datenhaltung und Echtzeit-Zugriffe einen umfassenden Überblick behalten. Setzen Sie auf OktoCareer, um Ihre Prozesse zu beschleunigen und Ihre Erfolgsrate zu maximieren.

Kandidatenmodul ATS

  • Manuelle Erfassung von Kandidaten
  • Import aus LinkedIn oder XING per Knopfdruck
  • Zuordnung von eingehenden Mails zu Bewerbern
  • Suche in der Kandidaten Datenbank
  • Erfassung von Qualifikationen über Online Fragebogen
  • Dublettensuche und Dublettenzusammenführung
  • Auslesen von Lebensläufen (CV Parsing)
  • Fragebogen in verschiedenen Sprachen
  • Konfigurierbare detaillierte Kandidatenprofile
  • Kandidatenfoto
  • Internes PDF Kandidaten-Profil
  • Direkte Links zu Google Maps, etc.
  • Anzeige von mit dem Kandidaten verbundenen Aktionen
  • Wiedervorlagen
  • Kontakthistorie
  • Versand von E-Mails aus dem System
  • Empfang von E-Mails
  • Konfigurierbare E-Mail Vorlagen
  • Anzeige von mit dem Kandidaten verbundenen Aufträgen
  • Berufsstationen
  • Outlook Integration (und sämtliche andere E-Mail Programme)
  • Automatische strukturierte Speicherung eingehender Mails von Kandidaten in deren Akte
  • Upload von Dateien (Lebenslauf, Zeugnisse, etc.)
  • Konfigurierbare Vorlagen für externe PDF Kandidatenprofile
  • Bearbeiterzuweisung
  • Einbeziehung von Dateien (auch PDF) in die Stichwortsuche
  • Anlegen von Kandidatenlisten
  • Erstellung von Short Lists
  • CSV Export
  • E-Mail Newsletter, Serien E-Mails (limitierte Empfängerzahl)
  • Geburtstagsliste

Kandidatenakte

Kandidaten Oberfläche in Personalberater Software
Zufriedener Mann an einem Laptop

Behalten Sie den Kontakt und Überblick

In der Bewerber-Datenbank werden die Profile für die Personalberatung erfasst und stehen zur Verfügung, um den passenden Kandidaten für Ihren Kunden zu identifizieren.

Jede Interaktion mit dem Bewerber wird in der Datenbank festgehalten, um eine kontinuierliche und optimale Betreuung zu gewährleisten. So haben Sie stets Zugriff auf alle relevanten Informationen, die Sie für die erfolgreiche Stellenbesetzung benötigen, genau dann, wenn Sie sie brauchen.

Darüber hinaus bietet OktoCareer die Möglichkeit, über gezielte E-Mailings langfristig den Kontakt zu spezifischen Kandidatengruppen zu pflegen. Dies ermöglicht eine effektive und nachhaltige Kommunikationsstrategie, die Ihre Beziehungen zu potenziellen Kandidaten stärkt und die Bindung an Ihre Dienstleistung fördert.

Kundenmodul CRM

  • Darstellung von verbundenen Unternehmen in der Datenbank
  • Vertriebsrelevante Merkmale, wie Potenzial und Akquisitionsstatus
  • Direkte Links zu Google Maps, etc.
  • Vielfältige Suchmöglichkeiten
  • Geografische Umkreissuche
  • Erstellung von Firmenlisten und Ansprechpartnerlisten
  • Vertriebslisten
  • Übersicht Akquisestatus
  • Hinterlegung von Dokumenten (z.B. Aufträge, Handelsregisterauszug, etc.)
  • Dokumentation von Kontakten, Aktivitäten, Historien
  • Vorgeschlagene Kandidaten
  • Anzeige von Aktionen, die mit der Firma in Zusammenhang stehen
  • Versand von E-Mails aus dem System
  • E-Mail Eingang
  • Konfigurierbare E-Mail Vorlagen
  • Wiedervorlagen
  • E-Mail Newsletter
  • Serien E-Mails
  • Kandidaten-Flash E-Mail
  • Outlook Integration (und sämtliche andere E-Mail Programme)
  • Automatische strukturierte Speicherung eingehender Mails von Kunden in deren Akte

Kunden-Datenbank

Ansicht der Firmenliste in Personalberatung Software
Lächelnde Frau am Telefon

Betreuen Sie Ihre Kunden effizienter und besser

Die OktoCareer Software für Personalberatung ist Ihre umfassende Lösung, um die perfekte Verbindung zwischen Kandidaten und Arbeitgebern herzustellen. Mit der Möglichkeit, Vorlagen für Kandidatenprofile individuell zu gestalten, können Sie sicherstellen, dass alle relevanten Informationen nahtlos aus den Bewerberdatensätzen übernommen werden.

Unsere Plattform bietet Ihnen einen zentralisierten Zugang zu allen wichtigen Kommunikationskanälen. Details zu Kunden, direkten Ansprechpartnern, Adressen, laufenden Aufträgen sowie zu vorgeschlagenen Kandidaten sind übersichtlich aufbereitet und jederzeit mit nur einem Klick abrufbar. Dies ermöglicht Ihnen, effizient und effektiv auf die Bedürfnisse Ihrer Mandanten einzugehen und so den Rekrutierungsprozess zu optimieren.

Setzen Sie auf OktoCareer, um Ihre Prozesse zu vereinfachen, die Kommunikation zu verbessern und letztendlich die besten Talente für die jeweiligen Positionen zu finden.

Auftragsmodul

  • Anlegen von Personalsuchaufträgen
  • Eingabe detaillierter Anforderungsprofile
  • Auftragsverfolgung
  • Automatisierte Erstellung von Stellenanzeigen im firmeneigenen Design
  • Publikation der Stellenanzeigen auf Knopfdruck
  • Nachhaltung der auftragsbezogenen Kosten und Auslagen
  • Nachhaltung der auftragsbezogen aufgewendeten Arbeitszeiten der Berater
  • Online-Bewerbungsfunktion
  • Übersicht der mit dem Auftrag in Verbindung stehenden Kandidaten
  • Hinterlegung auftragsspezifischer Dokumente

Funktionsübersicht
Auftragsmodul

Aufträge Oberfläche in der Personalberater Software
Mann und Frau in einer Besprechung vor einem Laptop

Behalten Sie Überblick über Ihre Aufträge

In der Personalberatungssoftware von OktoCareer wird jeder neue Auftrag sorgfältig erfasst und dem entsprechenden Kunden zugeordnet. Dies ermöglicht eine umfassende Nachverfolgung aller auftragsbezogenen Aktionen, sodass Sie stets über den aktuellen Status und die Historie jedes einzelnen Auftrags informiert sind.

Mit der intuitiven Benutzeroberfläche unserer Software haben Sie die Möglichkeit, alle relevanten Aktivitäten — von geführten Telefonaten über gesendete E-Mails bis hin zu vorgeschlagenen Kandidaten — direkt in Verbindung mit dem jeweiligen Auftrag einzusehen. Dies gewährleistet eine lückenlose Dokumentation und erleichtert die Koordination zwischen verschiedenen Teammitgliedern.

Zudem bietet unsere Software die Funktionalität, Aufträge einzelnen Bearbeitern zuzuordnen. Jeder Bearbeiter kann somit die Aufträge in seiner individuellen Wiedervorlagenliste einsehen und effizient verwalten. Diese strukturierte Vorgehensweise optimiert die Arbeitsprozesse innerhalb Ihrer Personalberatung und verbessert die Übersichtlichkeit sowie das Zeitmanagement Ihres Teams. Nutzen Sie OktoCareer, um Ihre Personalvermittlungsprozesse zu professionalisieren und den Erfolg Ihrer Projekte zu maximieren.

Vertrieb

  • Klassifikation von Unternehmen und Ansprechpartnern
  • Suche von Kunden und Interessenten nach verschiedenen Kriterien
  • Speichern der Trefferlisten in Suchvorgängen
  • Vertriebslisten
  • Akquisestatus
  • Beschränkter Nutzerzugang für Mitarbeiter oder Aushilfen, die Listen für die Kaltakquise anlegen
  • Serienbrieffunktion für Newsletter und Serien E-Mails
  • Zuweisung von Bearbeitern zu Firmen
  • Wiedervorlagen
  • Outlook Integration (und sämtliche andere E-Mail Programme)
  • Automatische strukturierte Speicherung eingehender Mails von Interessenten in deren Akte
Ansicht der Suchvorgänge in Personalberater Software
Zwei lächelnde Männer in einer Besprechung

Bündeln Sie Ihre Vertriebs­aktivitäten

Die OktoCareer Software bietet ein umfassend integriertes Customer Relationship Management (CRM) Modul, das speziell für die Bedürfnisse von Personalberatern entwickelt wurde. Dieses Modul ermöglicht es Ihnen, sowohl mit Bestandskunden als auch mit potenziellen Zielkunden effektiv zu kommunizieren und Beziehungen zu pflegen.

Durch die integrierte Mailing-Funktion können Sie gezielte E-Mail-Kampagnen erstellen und versenden, die genau auf die spezifischen Bedürfnisse und Interessen Ihrer Kunden und Zielkunden abgestimmt sind.

Ein weiteres leistungsstarkes Tool innerhalb der OktoCareer Software ist die geografische Selektionsfunktion. Diese ermöglicht es Ihnen, Ihre Kommunikations- und Marketinganstrengungen auf bestimmte geografische Bereiche zu konzentrieren. Sie können potenzielle Unternehmen nach Standort filtern und ansprechen, was besonders nützlich ist, wenn regionale Spezifika oder lokale Marktbedingungen bei der Personalvermittlung eine Rolle spielen.

Zusammengefasst bietet die OktoCareer Software nicht nur leistungsfähige Tools für die Personalvermittlung, sondern auch für die effiziente und zielgerichtete Kundenpflege und -akquise. Nutzen Sie diese Funktionen, um Ihre Geschäftsbeziehungen zu stärken und Ihren Erfolg in der Personalberatung weiter auszubauen.

Matching

  • Namenssuche
  • Freitextsuche
  • Geografische Suche
  • Strukturierte Profilsuche
  • Suche nach persönlichen Kriterien
  • Suche nach Kandidaten-Status
  • Einbeziehung von Dokumenten (auch PDF) in die Stichwortsuche
  • Generierung von Trefferlisten
  • Sortierung und Gruppierung von Trefferlisten
  • Speicherung von Suchvorgängen

Funktionsübersicht
Matching

Kandidaten Abgleich Oberfläche in der Vermittlungssoftware
Frau auf einem Sofa mit Laptop auf dem Schoß

Besetzen Sie Stellen mit dem richtigen Kandidaten

Das Matching Modul in der OktoCareer Software ist ein essenzieller Bestandteil, um die effizienteste und effektivste Vermittlung von Kandidaten zu gewährleisten. Mit diesem Modul können Sie schnell und präzise die passendsten Kandidaten aus Ihrer umfangreichen Bewerberdatenbank identifizieren und für die offenen Positionen Ihrer Kunden auswählen.

Die Software bietet Ihnen vielfältige Suchmöglichkeiten, von der einfachen Freitextsuche bis hin zur strukturierten Suche, mit der Sie spezifische Kriterien und Qualifikationen filtern können. Diese flexiblen Suchfunktionen ermöglichen es Ihnen, sehr gezielt auf die Anforderungen jeder Stelle einzugehen und so die Übereinstimmung zwischen Kandidatenprofilen und Jobanforderungen zu maximieren.

Darüber hinaus ermöglicht das Modul die Organisation von Kandidaten in übersichtlichen Listen, die Sie nach verschiedenen Kriterien sortieren und bearbeiten können. Kandidaten können für die weitere Bearbeitung markiert werden, was den Prozess der Nachverfolgung und Kommunikation erheblich vereinfacht. Dies verbessert nicht nur die Arbeitsabläufe innerhalb Ihrer Personalberatung, sondern auch die Candidate Experience, indem schneller und transparenter auf Bewerber reagiert werden kann.

Nutzen Sie das Matching Modul der OktoCareer Software, um Ihre Personalvermittlungsprozesse zu optimieren und die Erfolgsquote Ihrer Vermittlungen signifikant zu steigern.

Berichte

  • Berichte über Firmen-Aktionen (Angebote, Aufträge, Absagen, etc.)
  • Berichte Stellenbörsen
Lächelnde Frau mit Blick in die Kamera

Behalten Sie den Überblick

Die Reporting Funktionen der OktoCareer Software bieten der Geschäftsführung einen umfassenden und aggregierten Überblick über alle laufenden Aufträge und Aktivitäten in Ihrer Personalberatung. Diese leistungsstarken Tools sind darauf ausgelegt, entscheidungsrelevante Informationen klar und verständlich darzustellen, sodass Führungskräfte fundierte Entscheidungen treffen können.

Durch den Einsatz dieser Funktionen können Sie wichtige Kennzahlen und Trends analysieren, wie beispielsweise die Anzahl der Vermittlungen, die Dauer der Stellenbesetzungen, die Effektivität von Recruiting-Kanälen oder die Leistung einzelner Berater. Dies ermöglicht es, Engpässe zu identifizieren, Prozesse zu optimieren und die Effizienz der gesamten Personalvermittlung zu steigern.

Mit diesen umfassenden Einblicken unterstützt die OktoCareer Software nicht nur die Geschäftsführung in der strategischen Planung, sondern trägt auch zur kontinuierlichen Verbesserung der Dienstleistungsqualität und Kundenbindung bei. Nutzen Sie die Reporting Funktionen, um Ihre Personalberatung auf das nächste Level zu heben und langfristig erfolgreich zu sein.

Ansicht der Berichte in Personalberater Software

App

  • Suchen Sie gemeinsam mit Ihrem Kunden in der App die Kandidaten aus.
  • Kandidaten-Datenbank mit Kontaktdetails.
  • Haben Sie Ihre wichtigsten Kontakte immer bei sich.
  • Übersicht der Aufträge mit den wichtigsten Eckdaten.
  • Verlieren Sie unterwegs nicht die Übersicht.
  • Firmenkontakte
  • Zugriff auf Ihre Kundendaten von unterwegs.

Die Web App für Personalberater

Die OktoCareer App für Personalberatung, verfügbar für iPhone und Android, stellt sicher, dass Sie stets Zugang zu Ihren wichtigsten Kontakten haben, egal wo Sie sich befinden. Diese mobile Anwendung ist eine Erweiterung unserer umfassenden Personalberatungssoftware und bietet Ihnen die Flexibilität, wichtige Informationen jederzeit und überall abzurufen.

Die App ist darauf ausgerichtet, die Nutzungserfahrung nahtlos und intuitiv zu gestalten.

Nutzen Sie die OktoCareer App, um sicherzustellen, dass Sie auch unterwegs immer bestens informiert und organisiert sind. Sie ist das perfekte Werkzeug für moderne Personalberater, die eine dynamische und mobile Arbeitsweise bevorzugen.

Lachende Frau mit einem Smartphone
Personalberater Web App Beispiele

Video Überblick

DSGVO - Wir lassen Sie nicht alleine

So unterstützt OktoCareer Personalberater und Recruiter bei der Erfüllung der DSGVO


Hinweis: OktoCareer unterstützt Sie in Ihrer täglichen Arbeit als Personalberater und Recruiter bei der Einhaltung der DSGVO und des neuen BDSG. Wir leisten jedoch keine Rechtsberatung und keine Kontrolle der rechtskonformen Nutzung des Systems. Bitte stellen Sie Ihrerseits die rechtskonforme Nutzung sicher und lassen Sie sich diesbezüglich rechtlich beraten.

Faq

Kann ich bestehende Kunden und Kandidaten in das System übernehmen?

Je nach Datenformat können wir die bestehenden Stammdaten importieren.


Wer richtet das System ein?

Die Systemeinrichtung übernehmen wir Hand in Hand gemeinsam mit Ihnen. Teile davon können Sie selber machen und andere Teile machen wir nach Ihren Vorgaben.


Wie lange dauert die Systemeinrichtung?

Mit dem von uns zur Verfügung gestellten Fragebogen und den E-Mail Vorlagen können Sie sofort loslegen. Anpassungen werden nach Ihren Vorgaben umgesetzt. Dies können Sie auch nach den ersten Erfahrungen mit dem System tun.


Wozu dient der Fragebogen?

Der Fragebogen ist ein zentraler Bestandteil des Systems. Er dient der Erfassung der Qualifikationen der Kandidaten. Der Fragebogen wird entsprechend Ihrer Vorgaben im System hinterlegt. Der Fragebogen sollte der Bewerberzielgruppe angepasst sein. Dies betrifft den Inhalt und den Detailgrad der abgefragten Informationen. Bei Bedarf kann der Fragebogen in Abhängigkeit der Antworten verzweigen um dem Bewerber keine unnötigen Fragen zu stellen.


Können Sie auch einen Fragebogen zur Verfügung stellen?

Ja, wir haben einen Fragebogen für mehr als 1.000 berufliche Qualifikationen verschiedener Branchen entwickelt. Gerne stellen wir Ihnen diesen Fragebogen ohne Aufpreis zur Verfügung. Sie können den Fragebogen ergänzen, umstrukturieren oder kürzen, so dass er genau auf Ihre Bewerberzielgruppe passt.


Muss ich die E-Mail Vorlagen selber schreiben?

Wir stellen Ihnen als Basisausstattung mehr als 50 E-Mail Vorlagen zur Verfügung. Diese können Sie beliebig verändern und ergänzen. In jedem Fall können Sie mit den vorhandenen Vorlagen direkt mit der Arbeit loslegen.


Kann ich OktoCareer auch auf meinen eigenen Server laufen lassen?

Nein, OktoCareer ist eine reine Web Anwendung. Sie brauchen keinen eigenen Server, um OktoCareer zu nutzen.

Wie komme ich an einen Export meiner gesamten Daten?

Als Administrator können Sie die Datenbank selber herunterladen.


In welchen Ländern kann ich OktoCareer nutzen?

OktoCareer ist derzeit in Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Chinesisch und Japanisch verfügbar.


Kann ich OktoCareer an den Stellenmarkt auf meiner Website anbinden?

Ja, die Initiativbewerbungen und Bewerbungen auf ausgeschriebene Stellen kommen so direkt in das System.


Kann ich Lebensläufe auslesen?

Ja, mit unserem CV Parser können Lebensläufe strukturiert ausgelesen werden. Die Daten werden in der Kandidatenakte gespeichert. Dies erspart das manuelle Anlegen der Kandidaten-Daten.


Wie ist die Vertragslaufzeit?

6 Monate.


Welche Stellenbörsen können angebunden werden?

Grundsätzlich können fast alle Stellenbörsen an OktoCareer angebunden werden. Für die Anbindung wird je Stellenbörse eine Einrichtungsgebühr berechnet.


Kann ich die Daten aus meinem alten System mitnehmen?

Daten aus alten Systemen lassen sich i.d.R. in OktoCareer importieren. Den Import Ihrer Bestandsdaten führen wir gegen Berechnung des Aufwandes durch.

Kontakt

Große Elbstraße 212
22767 Hamburg
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Telefon: +49 (40) 466 565 750
info[at]oktocareer.com




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